Actualizado a noviembre de 2026.
Un propietario quiere vincular su vehículo esta semana, un cliente nuevo pide empezar el lunes y el formato de vinculación sigue incompleto. Así se viven el conocimiento de la contraparte y la debida diligencia SARLAFT en muchas empresas de transporte: con prisa y con los documentos regados entre correos y carpetas.
Primero conoces a cada contraparte: la identificas y reúnes su información. Luego, con la debida diligencia, verificas esos datos y gestionas el riesgo que representa, antes de vincularla y mientras dure la relación. En Rodando en Línea te mostramos cómo hacerlo paso a paso y cómo un software de gestión de flotas te ayuda a tener los soportes completos, al día y fáciles de encontrar.
¿Qué es la debida diligencia en el SARLAFT?
La debida diligencia es el conjunto de verificaciones y medidas que aplica una empresa para conocer y gestionar los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo asociados a cada contraparte. Se aplica al vincular a la contraparte y se mantiene mientras la relación siga vigente.
Suele confundirse con el conocimiento de la contraparte, pero no son sinónimos. Son tres niveles que van de la mano:
- Conocimiento de la contraparte: la identificación y la recopilación de información de la persona o empresa, con el formato de vinculación y sus soportes.
- Debida diligencia: las verificaciones y medidas para conocer y gestionar los riesgos asociados a esa contraparte, como contrastar documentos, consultar listas y clasificar el riesgo.
- Debida diligencia intensificada: las verificaciones adicionales que se aplican cuando la exposición al riesgo es mayor.
La debida diligencia hace parte del SARLAFT y también del Régimen de Medidas Simplificadas: allí, el artículo 5.6.18 obliga al representante legal a aplicar las medidas de debida diligencia del artículo 5.6.11.2 de la Resolución 2328 de 2025. Para que funcione, la información debe estar en un solo lugar, como en el programa de gestión documental para empresas de transporte de Rodando en Línea.
¿Quiénes son las contrapartes de una empresa de transporte?
La norma define las contrapartes como las personas con las que la empresa tiene una relación comercial, contractual o jurídica: socios, accionistas, miembros de junta directiva, empleados, clientes, contratistas y proveedores. En una empresa de transporte especial, se ve así:
| Contraparte | Relación habitual con la empresa | Qué conviene revisar |
|---|---|---|
| Clientes contratantes | Contratos de transporte empresarial, escolar o de turismo | Existencia legal, representante, actividad económica y origen de los recursos |
| Propietarios de vehículos vinculados | Contrato de vinculación del vehículo a la empresa | Identidad, propiedad del vehículo, cuentas para pagos y origen de los bienes |
| Conductores | Contrato laboral o de prestación de servicios | Identidad, licencia de conducción vigente y datos de vinculación |
| Proveedores | Talleres, combustible, repuestos, seguros y servicios | Existencia legal, actividad económica y cuentas de pago |
| Socios y accionistas | Composición de la propiedad de la empresa | Identidad, participación y origen de los recursos aportados |
La lista exacta de contrapartes y su nivel de riesgo los define cada empresa en su matriz de riesgo. El vehículo no es una contraparte: la contraparte es su propietario, y los documentos del vehículo son soportes de esa relación.
Hay una exclusión clave: los usuarios del servicio público de transporte de pasajeros no se consideran clientes y quedan por fuera del procedimiento de conocimiento de la contraparte, según la Resolución 4607 de 2026. Esa exclusión no impide que la empresa aplique medidas de debida diligencia sobre ellos, a su criterio y con un enfoque basado en riesgos.
Información mínima del formato de vinculación
El formato de vinculación es la base del conocimiento de la contraparte. La Resolución 4607 de 2026 fijó, en el artículo 5.6.11.1, la información mínima que debe pedir.
Para personas jurídicas:
- Razón social y NIT.
- Certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no mayor a un mes.
- Actividad económica, domicilio, dirección y teléfono.
- Nombre, identificación y datos de contacto del representante legal o apoderado.
- Composición accionaria y socios mayoritarios.
- Declaración de origen de los bienes o fondos, o de las razones por las que necesita el servicio.
- Información de sus cuentas en entidades financieras: tipo y número del producto y nombre de la entidad.
- Manifestación sobre actividades en moneda extranjera o con activos virtuales.
Para personas naturales, nacionales o extranjeras:
- Nombre, tipo y número de documento de identidad.
- Lugar y fecha de nacimiento.
- Actividad económica, domicilio, dirección y teléfono.
- Declaración de origen de los bienes o fondos.
- Información de sus cuentas en entidades financieras.
- Manifestación sobre actividades en moneda extranjera o con activos virtuales.
Checklist de documentos por contraparte
Además del formato de vinculación, estos son los soportes que suelen pedirse en una empresa de transporte especial. Ajústalos a lo que diga tu manual:
- Cliente persona jurídica: formato de vinculación, certificado de existencia y representación legal, RUT, copia del documento del representante legal y contrato de transporte.
- Propietario de vehículo vinculado: formato de vinculación, documento de identidad, licencia de tránsito del vehículo, contrato de vinculación y certificación bancaria.
- Conductor: documento de identidad, licencia de conducción vigente y contrato laboral o de prestación de servicios.
- Proveedor: formato de vinculación, RUT, certificado de existencia y representación legal si es empresa, y certificación bancaria.
- Socio o accionista: formato de vinculación, documento de identidad y soporte del origen de los recursos aportados.
- Todas las contrapartes: evidencia de la consulta en listas y fecha de la última actualización.
Debida diligencia paso a paso
Este es un orden práctico para aplicar el procedimiento de conocimiento de contrapartes y debida diligencia a clientes, propietarios de vehículos vinculados, conductores, proveedores y demás personas relacionadas con la operación. Ajústalo a tu manual de procedimientos SARLAFT o del Régimen de Medidas Simplificadas.
- Identifica tus contrapartes. Haz un inventario de clientes, propietarios de vehículos vinculados, conductores, proveedores y socios activos.
- Pide el formato y los soportes. Recoge la información mínima antes de firmar el contrato con el cliente, vincular el vehículo del propietario o habilitar al conductor.
- Verifica la información. Contrasta los datos con los documentos. En el caso del propietario, el estado del SOAT, la revisión técnico-mecánica y el propietario registrado de su vehículo se consultan en el RUNT.
- Consulta listas. Revisa a la contraparte en las listas vinculantes para Colombia, como las del Consejo de Seguridad de la ONU, y en las demás que defina tu sistema.
- Clasifica el riesgo y decide. La contraparte se aprueba, pasa a debida diligencia intensificada o no se vincula.
- Guarda la evidencia. Archiva el formato, los soportes y el resultado de las consultas.
- Actualiza periódicamente. Revisa la información con la periodicidad de tu manual y cada vez que cambie algo relevante.
- Reporta cuando corresponda. Si detectas una operación sospechosa, el ROS va a la UIAF de inmediato por SIREL.
Los pasos 1 y 2 corresponden al conocimiento de la contraparte; del 3 al 8, a la debida diligencia. El paso 5 define si hace falta la debida diligencia intensificada.
Debida diligencia intensificada y señales de alerta
La debida diligencia intensificada son las verificaciones adicionales que aplicas cuando tu análisis de riesgo muestra que la exposición de una contraparte es mayor. Implica pedir más soportes, obtener aprobación de un nivel superior y hacer un seguimiento más frecuente.
Las señales de alerta las define cada empresa según su negocio, su tamaño y sus zonas de operación. Estos son ejemplos que suelen revisarse en transporte especial:
| Señal de alerta | Por qué importa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Un cliente pide pagar contratos grandes en efectivo o desde cuentas de terceros | Dificulta rastrear el origen de los recursos | Pedir soporte del origen de los fondos y escalar el caso |
| Cambios frecuentes del propietario de un vehículo vinculado | Puede ocultar al verdadero dueño del bien | Revisar el historial en el RUNT y actualizar la información y la debida diligencia del nuevo propietario |
| Datos del formato que no coinciden con los documentos | La identidad o la actividad no están claras | Suspender la vinculación hasta aclarar |
| La contraparte se niega a entregar la información mínima | Impide completar el conocimiento de la contraparte | Evaluar la no vinculación según el manual |
| Servicios que no corresponden con la actividad económica declarada | El contrato podría no tener una razón comercial real | Aplicar debida diligencia intensificada |
| Proveedores sin existencia legal verificable | Riesgo de facturas o pagos sin respaldo | Verificar en el registro mercantil antes de pagar |
El papel del oficial de cumplimiento
El oficial de cumplimiento coordina este proceso, revisa los casos de mayor riesgo y decide qué se reporta. La empresa obligada al SARLAFT completo debe tener uno principal y uno suplente, con certificación de idoneidad bajo ISO/IEC 17024. Los requisitos están en el Módulo SARLAFT-RMS de la Supertransporte.
Si tu empresa aplica el Régimen de Medidas Simplificadas, no necesita oficial de cumplimiento: el representante legal es el responsable, registra su rol en SIREL y reporta las operaciones sospechosas a la UIAF. Si no sabes qué régimen te toca, revisa qué es el SARLAFT en transporte y quién está obligado.
Cómo ayuda un software de gestión de flotas a organizar la debida diligencia
El conocimiento de la contraparte y la debida diligencia generan muchos documentos que vencen, cambian y deben estar disponibles en cualquier momento. Ahí es donde Rodando en Línea aporta, porque esa información ya hace parte de la operación diaria:
- Centralización de documentos de vehículos, conductores y contratos. El módulo Administrativo reúne los soportes en un mismo lugar, así que no tienes que buscarlos entre áreas, correos y carpetas.
- Alertas de vencimiento. El tablero de vencimientos y las alertas por correo avisan a tiempo al responsable cuando un documento está por vencer, antes de que se convierta en un problema.
- Seguimiento de la documentación pendiente. El tablero te muestra qué documentos están vencidos o por vencer en cada vehículo, conductor o contrato, para que sepas qué soporte hay que pedir y a quién.
- Información de conductores organizada. La base de datos de conductores guarda su información y sus soportes, listos para consultar cuando los necesites.
- Autogestión documental mediante el portal de afiliados. Los propietarios y terceros vinculados cargan y actualizan su propia información, sin que tu equipo tenga que perseguirlos.
Con la información centralizada, el oficial de cumplimiento o el representante legal no persigue documentos por correo. Puede concentrarse en analizar el riesgo. Profundiza en la gestión centralizada de flotas y en la gestión de conductores.
Agenda una cita con nuestro equipo y revisamos cómo quedaría la documentación de tu propia operación.
Lo que el software no reemplaza
El software no reemplaza al responsable de cumplimiento ni toma decisiones sobre el riesgo. No define tu matriz de riesgo, no aprueba contrapartes ni presenta reportes a la UIAF o a la Supertransporte. Esas decisiones siguen siendo del oficial de cumplimiento o del representante legal, según tu régimen, y de la administración. La herramienta les da la información ordenada para decidir y demostrar lo que hicieron.
Errores frecuentes en la debida diligencia
- Hacerla solo al inicio. Un formato diligenciado hace dos años no demuestra que conoces hoy a la contraparte.
- Olvidar a los propietarios de vehículos vinculados. En transporte especial puede haber tantos como vehículos vinculados.
- Confundir el formato con la debida diligencia. Recoger la información es el conocimiento de la contraparte; verificarla y gestionar su riesgo es la debida diligencia.
- No guardar evidencia de las consultas. Si no quedó registro, para un supervisor es como si no se hubiera hecho.
- Tener los soportes dispersos. Documentos repartidos entre áreas hacen lenta cualquier verificación.
- Aplicar el mismo nivel a todos. El enfoque es basado en riesgo: más control donde hay más exposición.
Preguntas frecuentes sobre debida diligencia SARLAFT
¿A quién se le hace debida diligencia en una empresa de transporte especial?
A sus contrapartes: clientes, proveedores, contratistas, empleados, socios y accionistas. En la práctica incluye a los propietarios de vehículos vinculados y a los conductores. Los usuarios del transporte público de pasajeros están excluidos del procedimiento de conocimiento de la contraparte, aunque la empresa puede aplicarles medidas de debida diligencia a su criterio y con un enfoque basado en riesgos.
¿Cada cuánto se actualiza la debida diligencia?
Con la periodicidad que defina el manual de procedimientos de la empresa y cada vez que haya un cambio relevante en la contraparte, como un nuevo propietario o un nuevo representante legal. En ese momento también se actualiza la información de la contraparte.
¿Quién hace la debida diligencia si la empresa está en el Régimen de Medidas Simplificadas?
El representante legal es el responsable. Aplica las medidas de debida diligencia, registra su rol en SIREL y reporta las operaciones sospechosas a la UIAF.
¿Un software de gestión de flotas consulta listas restrictivas?
No necesariamente. La consulta en listas la hace el responsable de cumplimiento con las herramientas que defina su sistema. El software de flotas organiza los documentos, vencimientos e información de cada contraparte.
¿Qué pasa si una contraparte no entrega la información del formato?
La empresa debe evaluar el caso según su manual. Negarse a entregar la información mínima impide completar el conocimiento de la contraparte, es una señal de alerta y puede llevar a no vincularla o a aplicar debida diligencia intensificada.
Conocer a tus contrapartes es proteger tu operación
El conocimiento de la contraparte y la debida diligencia SARLAFT no son un formulario que se llena una vez. Son un proceso continuo que exige información completa, soportes vigentes y evidencia de cada verificación. Cuando todo está en un solo lugar, tener los soportes ordenados y a la mano facilita cualquier verificación.
Rodando en Línea es una plataforma colombiana de gestión de flotas y transporte especial, hecha para la normativa del país. Conoce nuestro software para empresas de transporte especial y agenda una cita para conocer el módulo administrativo.
Este contenido es informativo y no constituye asesoría jurídica. Para aplicar el SARLAFT en tu empresa, consulta con tu asesor legal o tu oficial de cumplimiento.
